The application of knowledge management frameworks in the public service of South Africa
Date
2023-03
Authors
Journal Title
Journal ISSN
Volume Title
Publisher
Stellenbosch : Stellenbosch University
Abstract
ENGLISH SUMMARY: Several government departments in South Africa (SA) are implementing Knowledge Management (KM) frameworks. However, there is little academic research about actual KM practices and therefore it is not clear how the proposed KM frameworks will improve KM in the public sector. The thesis describes how government departments in South Africa are implementing knowledge management practices and seeks to determine whether and how KM frameworks are applied by government departments and to assess the current state of KM practices. This thesis described KM practices in the public sector of South Africa using a validated KM Assessment Tool (KMAT), developed by Botha & Fouche (2001). KMAT measures the key dimensions to be considered when establishing knowledge management maturity in an organization. Since KMAT was developed to assess corporations, the formulation of its statements had to be adapted slightly so that they would make sense to KM practitioners in the public sector. The thesis is aimed at providing the basis for the formulation, articulation and implementation of knowledge-based strategies, organization culture, value, structure and processes. The KMAT assessment model makes it possible to identify trends in KM practices, to identify good practices and to provide the public sector with opportunity for self-assessment and benchmarking. The thesis employs a qualitative approach for the purpose of obtaining in-depth understanding and description of the practices of KM in the public sector. Three national government departments that practice knowledge management were the cases studied. Two focus-groups with junior and middle management and three semi-structured interviews with senior managers of the selected departments were conducted. In addition, secondary documentary data from various sources such as government strategic plans, websites and KM strategic frameworks helped to inform the interpretation of the findings. The findings indicate that the departments recognized the importance of KM to the extent that some had formulated KM strategies. However, some were not yet approved by management of the departments. In all departments, KM is practiced as a broad construct; the boundaries are not clearly defined and as a result, KM is implemented in an ad hoc manner. Whilst KM practices are encouraged within departments, such practices are virtually non-existent between departments. There is a limited sharing culture within the departments as well as between departments.
AFRIKAANSE OPSOMMING: Verskeie staatsdepartemente in Suid-Afrika (SA) implementeer tans Kennisbestuursraamwerke. Daar is egter min akademiese navorsing oor werklike kennisbestuurspraktyke en daarom is dit nie duidelik hoe die voorgestelde KM-raamwerke sulke praktyke in die openbare sektor sal verbeter nie. Die tesis beskryf hoe staatsdepartemente in Suid-Afrika kennisbestuurpraktyke implementeer en poog om te bepaal of, en hoe, kennisbestuursraamwerke deur staatsdepartemente toegepas word en om die huidige stand van kennisbestuurspraktyke te assesseer. Die tesis beskryf kennisbestuurspraktyke in die openbare sektor van Suid-Afrika deur gebruik te maak van 'n gevalideerde kennisbestuursassesseringsinstrument (KMAT), ontwikkel deur Botha & Fouche (2001). KMAT meet die sleuteldimensies wat oorweeg moet word wanneer kennisbestuur in 'n organisasie gevestig word. Aangesien KMAT ontwikkel is om korporasies te assesseer, moes die formulering van stellings effens aangepas word sodat dit vir kennisbestuurspraktisyns in die openbare sektor sin sou maak. Die tesis is daarop gemik om die basis te verskaf vir die formulering, artikulasie en implementering van kennisgebaseerde strategiee, organisasiekultuur, waarde, struktuur en prosesse. Die KMAT-assesseringsmodel maak dit moontlik om tendense in kennisbestuurspraktyke te identifiseer, om goeie praktyke te identifiseer en om die openbare sektor geleentheid te bied vir self-evaluering. Die tesis gebruik 'n kwalitatiewe benadering met die doel om 'n diep begrip en ryk beskrywing van die praktyke van kennisbestuur in die openbare sektor te verkry. Die bestuurde gevallestudies bestaan uit drie nasionale staatsdepartemente wat kennisbestuur beoefen. Twee fokusgroepe met junior en middelbestuur en drie semi-gestruktureerde onderhoude met senior bestuurders van die geselekteerde departemente is gevoer. Daarbenewens het sekondere dokumentere data van verskeie bronne soos strategiese planne, webwerwe en strategiese raamwerke gehelp met die interpretasie van die onderhoude. Die bevindinge dui daarop dat die departemente die belangrikheid van kennisbestuur erken het in die mate dat sommige kennisbestuurstrategiee geformuleer het, alhoewel dit nog nie deur die bestuur van die departemente goedgekeur is nie. In alle departemente word kennisbestuur as 'n bree konstruk beoefen; die grense is nie duidelik omskryf nie en gevolglik word dit op 'n ad hoc wyse geïmplementeer. Terwyl kennisbestuurspraktyke binne departemente aangemoedig word, bestaan sulke praktyke feitlik nie tussen departemente nie. Daar is 'n beperkte deelkultuur binne die departemente sowel as tussen departemente.
AFRIKAANSE OPSOMMING: Verskeie staatsdepartemente in Suid-Afrika (SA) implementeer tans Kennisbestuursraamwerke. Daar is egter min akademiese navorsing oor werklike kennisbestuurspraktyke en daarom is dit nie duidelik hoe die voorgestelde KM-raamwerke sulke praktyke in die openbare sektor sal verbeter nie. Die tesis beskryf hoe staatsdepartemente in Suid-Afrika kennisbestuurpraktyke implementeer en poog om te bepaal of, en hoe, kennisbestuursraamwerke deur staatsdepartemente toegepas word en om die huidige stand van kennisbestuurspraktyke te assesseer. Die tesis beskryf kennisbestuurspraktyke in die openbare sektor van Suid-Afrika deur gebruik te maak van 'n gevalideerde kennisbestuursassesseringsinstrument (KMAT), ontwikkel deur Botha & Fouche (2001). KMAT meet die sleuteldimensies wat oorweeg moet word wanneer kennisbestuur in 'n organisasie gevestig word. Aangesien KMAT ontwikkel is om korporasies te assesseer, moes die formulering van stellings effens aangepas word sodat dit vir kennisbestuurspraktisyns in die openbare sektor sin sou maak. Die tesis is daarop gemik om die basis te verskaf vir die formulering, artikulasie en implementering van kennisgebaseerde strategiee, organisasiekultuur, waarde, struktuur en prosesse. Die KMAT-assesseringsmodel maak dit moontlik om tendense in kennisbestuurspraktyke te identifiseer, om goeie praktyke te identifiseer en om die openbare sektor geleentheid te bied vir self-evaluering. Die tesis gebruik 'n kwalitatiewe benadering met die doel om 'n diep begrip en ryk beskrywing van die praktyke van kennisbestuur in die openbare sektor te verkry. Die bestuurde gevallestudies bestaan uit drie nasionale staatsdepartemente wat kennisbestuur beoefen. Twee fokusgroepe met junior en middelbestuur en drie semi-gestruktureerde onderhoude met senior bestuurders van die geselekteerde departemente is gevoer. Daarbenewens het sekondere dokumentere data van verskeie bronne soos strategiese planne, webwerwe en strategiese raamwerke gehelp met die interpretasie van die onderhoude. Die bevindinge dui daarop dat die departemente die belangrikheid van kennisbestuur erken het in die mate dat sommige kennisbestuurstrategiee geformuleer het, alhoewel dit nog nie deur die bestuur van die departemente goedgekeur is nie. In alle departemente word kennisbestuur as 'n bree konstruk beoefen; die grense is nie duidelik omskryf nie en gevolglik word dit op 'n ad hoc wyse geïmplementeer. Terwyl kennisbestuurspraktyke binne departemente aangemoedig word, bestaan sulke praktyke feitlik nie tussen departemente nie. Daar is 'n beperkte deelkultuur binne die departemente sowel as tussen departemente.
Description
Thesis (MPhil)--Stellenbosch University, 2023.